ما هي الأساليب وطرق العمل

هي نشاط جديد لم يستخدم إلا بعد الحرب العالمية الثانية بسبب المشاكل الاقتصادية والإدارية .
تعريف :
هو اصطلاح يستخدم لوصف جماعة من الناس يعملون في المجال ( الحكومي أو الخاص ) والذي يتطلب منهم تقديم النصح والمشورة للإداريين في وسائل التنظيم وطرق العمل بهدف زياد الكفاءة الإدارية في العمل
( أجود خدمة بأقل وقت وجهد وتكلفة )
يهتم النشاط بدراسة التنظيم + الإجراءات
التنظيم
1- دراسة الهيكل التنظيمي
2- تقسيم العمل بين الإدارات
3- تحديد الاختصاصات
4- وضع الهياكل التنظيمية
5- وضع الخرائط التنظيمية
6- إعادة تنظيم جهاز المنظمة على أسس علمية
الإجراءات
1- دراسة الإجراءات
2- تحليل الإجراءات
3- تبسيط الإجراءات + تحسينها
4- تصميم إجراءات جديدة مناسبة
أسباب إنشاء وحدات التنظيم وطرق العمل
• الاهتمام بالتنظيم والأساليب من مهام الرئيس الإداري
• الرئيس ليس لدية الوقت الكافي + الانشغال بالأعمال اليومية
• النشاط ( التنظيم وطرق العمل ) يحتاج لتخصص فني
• يحتاج إلى خبرات لا تتوافر في كل الرؤساء
لهذا لابد من أيجاد جماعة ووحدة متخصصة

اختصاصات وحدات التنظيم وطرق العمل
أعمالها متشابهه في كثير من الأمور إلا انه هناك بعض الاختلافات تعود للقوانين المختلفة لكل دولة .
1- دراسات تنظيمية :
أ‌) تنظيم جديد : وضع هيكل تنظيمي ( يحدد الاختصاصات + المسئوليات + علاقة الإدارات بعضها ببعض )
ب‌) تنظيم قديم : دراسته وإن كان هناك مشكلة ---- التعرف عليها ----- ثم وضع الحلول المناسبة لها .
2- تقييم الإجراءات :
أ‌) عمل جديد : تحديد الخطوات اللازمة له + بطريقة متسلسلة
ب‌) عمل قديم : دراسته + تحليله -------------- محاولة تبسيطه + تحسينه
3- عمل دليل الإجراءات : وصف لجميع المراحل التي تمر بها العمليات والإجراءات الإدارية .
الفوائد :
يعرف ( المدراء + الموظفين الجدد + المراقبين + المفتشين + الزائرين ) على أعمال المنظمة
4- دراسة طلب إحداث الوظائف :
يحدد ( عدد الوظائف + مستوياتها )
5- دراسة تصميم المكتب :
دراسة الغرف + الأماكن المخصصة لها -------- اقتراح أفضل ترتيب للمكاتب --- لسهول التنقل + راحة الموظفين
6- دراسة مدى الاستفادة من الآلات والأجهزة المكتبية :
هل هناك حاجة لشرائها----------- أم تستأجر
طريقة استخدامها
الاستفادة منها
الاعتناء بها
7- إدارة السجلات : وضع سياسة لحفظ السجلات والوثائق + طرف تسجيلها + حفظها + تبادلها عبر الحاسب
الآلي + التخلص من الغير ضروري منها

8- إدارة التقارير :
وضع سياسة لوضع التقارير + تنظيمها لـــــــــ ( القضاء على الازدواجية + التخلص من القديم )
+ وضع جداول بأسمائها + محتوياتها ----------- حتى تكون مصدر مفيد للمعلومات .
9- إنشاء وسائل لرقابة : تتضمن وسائل الرقابة [ معايير الكفاية ( كمية + نوعية ) + معدلات الأداء ]
تساعد في تقييم الموظف + تحديد الوظائف التي تحتاجها المنظمة في الميزانية .
10-متابعة البحوث والتطورات في مجال التنظيم وطرق العمل :
- تخلق وعي لدى الموظفين + المدراء بأهمية تحسين وتبسيط الأداء
- تقديم خدمات استشارية لجميع المستويات الإدارية

ارتباط أجهزة التنظيم والأساليب
ترتبط جميع وحدات التنظيم ولأساليب في المنظمات بالإدارة المركزية ( الوحدة المركزية للتنظيم والأساليب )
والتي ترتبط بدورها بالجهة المسئولة عن النشاط المالي
- في ( بريطانيا + فرنسا + المملكة العربية السعودية ) ترتبط الوحدات بالجهاز المركزي للتنظيم والإدارة والذي يرتبط بوزارة المالية .
- السبب في ارتباطها بالميزانية العامة ( وزارة المالية + مكتب الميزانية في أمريكا ) لمعرفة الموظفين هل الوظائف + الاعتمادات المطلوبة تعود إلى حاجات حقيقية أم لسوء إدارة وتنظيم من المنظمات .
علاقة الإدارة المركزية بوحدات التنظيم والأساليب :
هي علاقة ( استشارية + فنية + إدارية ) بحتة فهي لا تملك سلطة تنفيذية
عمل الإدارة المركزية :
إنشاء وحدات التنظيم داخل الوزارات
اختيار الموظفين للوحدات
تقديم المساعدات لهذه الوحدات عن طريق :
• تدريب الموظفين
• توزيع كتب + نشرات حول النشاط
• عقد اجتماعات دورية لرؤساء الوحدات
• تقديم المشورة لحل جميع المشاكل التي تواجه الإدارات

الإدارة المركزية : ( الوحدة المركزية للتنظيم والإدارة )
• جهاز مركزي في الدولة بصفة عامة يقدم مساعدات لوحدات التنظيم في المنظمات
• يساعد الوزارات التي لا توجد بها وحدات للتنظيم والأساليب
• جهاز خاص للوزارة الموجود بها ( وزارة المالية والاقتصاد الوطني + مكتب الميزانية )

المشاكل التي واجهت الإدارة المركزية ( الوحدات التنظيمية للتنظيم والإدارة ) في المملكة :
1) قلة عدد المؤهلين + خسارتها لبعض موظفيها الذين يعملون في الوزارات في وظائف قيادية .
2) قلة الإقبال على العمل في هذا النشاط يعود للتالي :
أ‌- نشاط حديث غير مفهوم لطبيعته
ب‌- الصفة الاستشارية( قد تقبل المقترحات أو ترفض )
ت‌- عدم كفاية الحوافز ( المادية + المعنوية ) لوجود فرص أفضل للعمل في خارج النشاط
3) عدم تفهم المسئولين والموظفين الحكوميين لطبيعة العمل + فوائده في تطوير الأعمال
4) عدم التناسب بين الخدمات المطلوبة من الأجهزة والوحدات وبين الإمكانيات البشرية المتاحة
- ذلك سبب ضغوط على الموظفين أدى ذلك أنة عدم انجاز الأعمال
- تركيز الأعباء جميعها على الجهاز المركزي ---- أصبحت الوحدات بدون عمل --- أصبحت المنظمات توجه الوظائف المعتمدة لها إلى أعمل آخري .
في الوقت الحالي لابد ن تجميع جميع المهارات في الجهاز المركزي إلى أن يحدث تطور وتتوافر الإمكانيات البشرية وقتها يمكن أن يوجد ( جهاز مركزي + وحدات في الوزارات )
________________________________________
خصائص المحلل الإداري
يطلق على القائمين بنشاط التنظيم والأساليب ( المحلل الإداري / أخصائي تنظيم / باحث إداري )
أعماله :
• زيارة الموظفين --- توجيه أسئلة إليهم
• دراسة المواضيع + تحليلها
• الخروج بالنتائج ---- تقديم النصح والمشورة
الصفات الواجب توافرها في المحلل :
1) اجتماعي ( لكسب ثقة الموظفين )
2) يميل للاستكشاف و معرفة ما وراء الإجابة
3) الاهتمام بالوقت + الاستفادة منه
4) التفكير المنظم + التحليل + الربط بين المواضيع
5) موضوعي لا يتأثر بالسلطة ولا النفوذ
6) القدرة على التعبير ( كتابة + تحدث )
7) القدرة على الإقناع

مؤهلات المحلل الإداري :
1- مؤهل جامعي بكالوريوس موظفي الوحدات + المحللين
ماجستير كبير المحللين
دكتوراه مستشار لمدير الإدارة المركزية
2- إجادة اللغة الأجنبية الفرنسية / الانجليزية لتنمية قدراته
3- التدريب في مجال النشاط
4- الخبرة العملية
5- التحول من التعميم إلى التخصص
________________________________________
البحث التنظيمي
البحث : هو عملية إجراء دراسة حول مشكلة بهدف الوصول إلى حل مناسب لها .
- البحث التنظيمي : يقوم بدراسة كل ما يحيط بالمنظمة أو القسم للتعرف على المشكلات التي تواجهها ووضع حلول لها .
كيف يبدأ البحث :
1- شعور الرؤساء بأن هناك قسم يسير سيرا غير مرغوب فيه ( كثرة الأخطاء / تأخير الأعمال / سوء نوعية
العمل / زيادة التكاليف + شكاوي من الموظفين أو الجمهور )
2- الطلب من وحدة التنظيم والأساليب بدراسة القسم المذكور
3- تقديم طلب رسمي يتضمن ( شرح موجز عن المشكلة + تحديد القسم الذي ستجرى عليه الدراسة + الهدف
من الدراسة )
4- يبدأ المحلل بوضع خطة للدراسة

خطوات الدراسة :
1- تحديد الهدف من الدراسة
2- تخطيط الدراسة
3- جمع المعلومات وتتضمن التالي ( الحاجة إلى جم المعلومات + المعلومات الواجب جمعها + وسائل جمعها )
4- تسجيلها
5- تحليليها
6- تقديم التوصيات والمقترحات
7- التنفيذ والمتابعة
أولاً (( تحديد الهدف من الدراسة )) : الهدف ( سرعة الانجاز / قلة التكاليف / تجنب الأخطاء )
أ ) يناقش الهدف مع الرئيس
ب ) يحدد القسم الذي ستقوم عليه الدراسة
ثانياً (( تخطيط الدراسة )) الطريقة التي ستسير عليها الدراسة لتحقيق الأهداف
الخطة لابد أن تكون مرنة
قبل وضع الخطة لابد من آخذ فكرة عامة عن بالطريقة الآتية :
أ ) مقابلة الرؤساء والمسئولين الذين لهم صلة مباشرة وغير مباشرة بالقسم حتى يضمن تجاوبهم
وتعاونهم معه
ب ) دراسة القوانين واللوائح الخاصة حول الموضوع المراد دراسته
ج ) زيارة سريعة للمكاتب توضح بعض النقاط الهامة التي توجه إليها الدراسة
- الخطوات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة :
* تحديد الأهداف للدراسة
* تحديد القسم المطلوب دراسته
* تحديدي نوعية المعلومات
* تحديد وسائل جمع المعلومات
* تحديد الوقت
* تحديد الإمكانيات ( المادية + البشرية )
* تحديد الخطوات اللازمة لتنفيذ الخطة
* تحديد العلاقة بين ( المحلل + الرؤساء + الموظفين ) في القسم المطلوب دراسته
- المفروض اشتراك أحد موظفي الوحدة مع المحلل لإعطاء فكرة عامة + توضيح بعض الأمور الغامضة

ثالثاً (( جمع المعلومات )) : تؤثر على مدة صحة أو خطأ النتائج
- كلما كانت المعلومات ( منظمة + تتصل مباشرة بالموضوع + حقيقية ) كلما كانت الدراسة دقيقة ونتائج جيدة
أمور لابد من مراعاتها عند جمع المعلومات :
الحاجة إلى جمع المعلومات + المعلومات الواجب جمعها + وسائل جمعها
أ ) الحاجة إلى جمع المعلومات : مهمة تحدد الخطة + طرق حلها
مدروسة وغير عشوائية
المعلومات واقعية + مفصله عن الوحدة تساعد على تحديد المشكلة ------ وضع الحلول
موجزه + قليلة عن الوحدات المتصلة
تحدد نقاط ( القوة + الضعف )
ب ) المعلومات الواجب جمعها :
1- عن أهداف الوحدة : تحديد أهداف الوحدة بطريقة تفصيلية + التأكد من تعاون الأقسام الأخرى معها في
تحقيق أهداف الوحدة المحددة .
2- عن الهيكل التنظيمي : معرفة تطورات الجهاز بمعرفة الخرائط التنظيمية له .
- في حالة وجود خرائط : تقارن الخرائط القديمة بما قام برسمه لمعرفة مدى تطابقها + معرفة مدة
تطبيق الوحدة للقواعد التنظيمية الأساسية .
- في حالة عدم وجود خريطة : ترسم خريطة تعتمد على الأسلوب العلمي وعلى ما يجب أن يكون
وليس على ما هو كائن .
3- عن واجبات ومسئوليات الوحدة ووظائفها : يصعب تحديدها للسباب التالية :
أ- عدم وجود لوائح لجميع الوظائف
ب- إن وجدت في قديمة
- في حالة وجودها نقوم بالتالي :
* إجراء المقابلات ومحاولة إجراء التعديلات
* أو وضع لوائح جديدة بما لوحظ عند الدراسة للوحدة وتقارن بما هو موجود فعلا
- في حالة عدم وجودها ( اللوائح ) : نقوم بوضع لوائح جديدة
الصعوبة ( العيوب ) :
1- صعوبة تحديد أعمال المدراء + الرؤساء لاختلافها المستمر
2- الموظف العادي ( يخشى تحديد أعماله + لا يرغب في المساعدة + مشغول دائما + غير متواجد في المكتب )
4- أساليب وإجراءات العمل : هي الخطوات المتسلسلة التي تؤدى بها الأعمال .
- من المفضل عمل خرائط سير الإجراءات توضح نقاط الضعف في الإجراء المتبع + يمكن البقاء عليها +
وضع حلول مناسبة + تحسينها ومعالجتها بنا ء على الخرائط الموجودة .
5- كمية العمل + مدى تكراره + تكلفته + تنفيذه +وقته
تقاس كمية العمل في فترة معينة ( العمل الوارد + المنجز + المتأخر )
- مدى تكراره أعمال( يومية + شهرية + سنوية )
- التكلفة --- حسب رواتب ( الموظفين + المدراء + اللوازم + الإيجارات ) لمعرفة التكلفة الكلية لأداء العمل
من الأفضل وضع المحلل لهذه الأعمال في رسوم بيانية توضح وتسهل فهمها
6 - علاقة الوحدة بالوحدات الأخرى :
- معظم الإجراءات تتطلب اشتراك الإدارات الأخرى معها لإنجاز الأعمال فنقوم بجمع المعلومات الغير
متوسعة وبالقدر المفيد .
- في حالة اكتشاف أن هناك علاقة أو سبب المشكلة في العلاقة مع الوحدة الأخرى نقوم بجمع المعلومات
عن الوحدة الأخرى بصورة دقيقة
7- وجهه نظر المنتفعين :
نأخذ أرائهم في الوحدة من حيث الأتي :
طريقة أداء الخدمة + كفاءة النماذج + الوقت
ملاحظة عدم وضع عبء تحسين وتسهيل الإجراء على المنتفعين بأن يقوموا بأداء العمل بأنسهم
فهذا يؤدي إلى : - احتمال الخطأ - الاطلاع على أمور قد يفضل إخفائها
- ضياع المعاملة - إمكانية التلاعب من قبل الجمهور
8- العلاقات الإنسانية + ظروف العمل الفيزيقية :
لابد من معرفة علاقة الموظفين ببعضهم البعض + علاقاتهم برؤسائهم
- الظروف الفيزيقية : هي الضوء + الضوضاء + الأثاث + المساحة + الحرارة + البرودة

ج – وسائل جمع المعلومات : السجلات + الملاحظة الشخصية + المقابلة الشخصية + الاستبيان
1- السجلات : مميزاتها / سهلة + سريعة
عيوبها / متناثرة في الملفات
لا تمثل الواقع إلا أنها تعطي مؤشر عن الوضع في الوحدة
قديمة
2- الملاحظة الشخصية : من أفضل الوسائل فالمحلل يقوم بنفسه بتدوين المعلومات ( ضعف + قوة )
عيوبها / تأخذ وقت طويل + جهد
الأعمال التي تستخدم فيها الملاحظة الشخصية :
• مراجعة عمل الموظف كاملا
• مراجعة معاملة من البداية للنهاية
• مدى الرجوع للملفات + المستندات
• فحص المعاملات ( المنجز + التي في طريقها للإنجاز + المتأخرة
• مقدار العمل الذي يقوم به عدد من الموظفين في وقت محدد
لهذا لابد من كسب ثقة الموظفين + تعاونهم
3- المقابلة الشخصية : تعتبر من أفضل الوسائل و\لك للآتي ( مميزات ) :
* جمع المعلومات + التأكد منها
* إمكانية التوضيح إذا كان هناك غموض + عدم فهم
* معرفة طباع + مكانة + أهمية الموظف للاستفادة منه
* ضرورية في حالة الموظف غير المتعلم
أغراض المقابلة : تهدف المقابلة إلى
1- معرفة الآراء عن العمل : كيفية القيام به + الصعوبات + المقترحات لتحسينه وتبسيطه
2- معرفة الآراء عن التدريب : مدى الحاجة له + الرغبة في التعلم + نوعيته + وقته
3- معرفة الآراء حول المقترحات : الظلم + الشكاوي

قواعد المقابلة الحسنة :
1- التحضير للمقابلة :
تحديدي الموعد + الموضوع + المعلومات المطلوبة من الموظف + عدم التأخير + تهيئة الجو المناسب
( كراسي + ورق + قلم+ ضوء)
2- سرية المقابلة : المفروض ألا تكون سرية فعلانيتها ----- إعطاء معلومات صحيحة تكون مسموعة من
الموظفين الآخرين إلا في حالة طلب الموظف ذلك .
3- تهيئة الجو المناسب : تلطيف الجو + التحدث ببساطة + عدم الاتسام بالرسمية
4- الإصغاء + الانتباه : الاستماع الجيد + عدم المقاطعة + تحويل المكالمات
5- توجيه الأسئلة : - لابد من أن تتسم بالبساطة + الوضوح
- تجنب الأسئلة بطريقة شخصية
- وجود أسئلة تعيد الحديث إلى مجراه إذا تحول لأغراض آخري
6- الانتقاد : إبداء الاحترام + تجنب النقد وإن سئل عن رأيه في الوحدة لا يجب ويتعلل بعدم وجود المعلومات
الكافية .
7- الحالات الصعبة :- الموظف الخجول
- موظف يتخوف من التحدث عن عمله
- موظف متذمر دائما
- موظف يدعي انشغاله المستمر
- موظف كان يعمل كمحلل تنظيم وأساليب سابقا
8 – إنهاء المقابلة : قراءة ما كتبه المحلل قبل المغادرة -------- لتصحيح الأخطاء
+ إضافة المعلومات الناقصة + تشجيع الموظف لتقديم مقترحات آخري
الاستبيان : يعتبر بديل للمقابلة الشخصية
مميزات / توفير الوقت + الجهد + التكلفة + عدد الموظفين + جمع المعلومات من مناطق بعيدة
العيوب :
• عدم الاهتمام بمليء الاستبيان والإجابة على الأسئلة
• التفسير الخاطئ للأسئلة
• صعوبة وضع أسئلة تحتمل الإجابة بنعم أو لا
• لا يتيح فرصة الاتصال المباشر بالموظفين
• لا يمكن اعتبار الإجابة من وجهه نظر الأخصائيين صحيحة أو خاطئة ما لم يجب عل جميع الأسئلة الموجودة
للتغلب على العيوب يقوم المحلل بالتالي :
عقد اجتماع -------------- ليشرح الهدف من الاستبيان وأهميته
وجود المحلل -------------للإجابة على أي أسئلة أو استفسار
يتأكد من أن الإجابة جميعها موجودة وأنه لم تترك أي أسئلة بدون إجابة عليها
نواحي لابد مراعاتها عند تصميم الاستبيان :
1- وجود تعليمات توضح طريقة الإجابة
2- الأسئلة تتعلق بالموضوع قيد الدراسة
3- سهلة الفهم ---- لا تحتاج لوقت أو تفكير
4- تجنب الأسئلة التي تدفع إلى الكذب
5- تجنب الأسئلة التي توحي بإجابة معينة
6- تجنب التعابير أو المصطلحات المعقدة
7- الترتيب المنطقي فكل قسم يساهم في فهم وتوضيح القسم الذي يليه
8- العدد المعتدل من الأسئلة ( لا كثير ولا قليل )
رابعاً ( ( تسجيل المعلومات )) :
بعد جمع المعلومات لابد من تفريغها بشكل سهل + واضح باستخدام الخرائط ( التنظيمية / سير الإجراءات + توزيع الأعمال )
بعض النواحي التي يجب مراعاتها عند التسجيل :
• سهولة الفهم ------ وضوح ( التسجيل + التبويب + التصنيف )
• التأكد من أن جميع الحقائق قد جمعت ----- إذا نقصت نقوم بجمعها
• التمييز بين الحقائق ووجهات النظر
• إبعاد المعلومات الغير ضرورية
• استخدام خرائط ( سير الإجراءات +توزيع الأعمال )+ الجداول
خامساً (( تحليل المعلومات )) :
بعد جمع المعلومات ----- تسجيلها ----- ترتيبها ------ تبويبها
عند تحليل المعلومات لابد من أن نستخدم الأسئلة الخاصة بالعمل + الموظفين
تحليل الإجراءات التي تطلب وقت طويل من الوحدة :
معلومات عن الوظيفة + العمل معلومات عن الموظفين
- مدى أهميتها -عدد الموظفين
- هل تستحق كل هذا الوقت - مدى مناسبة العمل لكل منهم
- هل أسلوب أدائها هو الوحيد - إمكانية التغيير بينهم
_ هل يمكن تبسيطه [ أسرع + اقل( وقت + جهد + تكلفة) - هل يحتاج الموظف التنقل
- هل يمكن استخدام الآلات لتكون أكثر فعالية الكثير لإنهاء العمل
- مدى تناسب النماذج المستخدمة
- مدى مناسبة تصميم المكتب للإجراءات
بالإجابة على تلك الأسئلة يتضح :
هل العيب في ( الإجراءات نفسها أو في الموظف أو في الآلات المستخدمة أو في النماذج أو تصميم المكتب )
سادساً (( تقديم المقترحات والتوصيات )) :
صياغة المقترحات + تقديمها ----- يعتبر أخر خطوة في البحث التنظيمي
- نواحي لابد من مراعاتها عند كتابة المقترحات :
* إمكانية تنفيذها
* إمكانية التعديل فيها
* تقدير التكاليف من إجراء التغييرات
* الاقتراح للتعديل وليس للتغيير فقط
* مناقشة الاقتراحات قبل كتابتها مع المسئولين والرؤساء فهذا يساعد على :
أ – تعديل بعض الخطوات أو التعديلات التي ستواجه معارضة شديدة
ب- الاهتمام من قبل المسئولين بإحساسهم أنهم شاركوا في وضعها
- بعد ذلك يقدم المقترح في خطاب رسمي لرئيس ( المنظمة + الوحدة ) التي أجريت عليها الدراسة
كتابة التقرير : لابد أن يراعي الآتي :
• مختصر + محدد حول الموضوع بذاته
• واضح + سها ----- تجنب المصطلحات المعقدة
• مرتب وكل موضوع أو جزء بالمكان المختص به
• مقنع
• استخدام خرائط + جداول + رسوم بيانية لدعم التوصيات
أقسام التقرير :
- الغلاف - صفحة العنوان - قائمة المحتويات - المقدمة
- القسم التمهيدي - جسم التقرير - القسم التكميلي
سابعاً (( التنفيذ والمتابعة )) :
- ينتهي عملة بمجرد تسليمها
بعد تقديم المقترحات
- يشترك في تنفيذها
الاشتراك أفضل للآتي :
- تقديم النصح + المشورة عند التنفيذ
- التأكد من مدى تطبيق الموظفين للمقترحات
- التأكد من تحقيق النتائج عند التنفيذ

في حالة اشتراك المحلل / يتطلب منه الآتي :

1- وضع خطة تفصيلية
2- تحديد الوقت الكافي للتنفيذ لكل مرحلة
3- التنفيذ ------- عند التنفيذ لابد من مراعاة التالي :
أ‌- مراقبة الموظفين لأداء الواجبات الجديدة
ب‌- تفقد الإجراءات الجديدة والتأكد من إمكانية تنفيذها وعدم القيام بأي إضافة اة حذف
ت‌- التحقق من النتائج التي تحققت
- قد يطلب المحلل الآتي :
* تغيير بعض الخطوات ( حذف / دمج / إعادة ترتيب )
* تغيير الأداء
* استخدام الآلات
* استخدام النماذج
* تغيير أو نقل الموظفين
* نقل بعض الإدارات
الإجراءات

الإجراء : التحديد المسبق لتسلسل خطوات العمل والموظفين المشتركين في إنجازه وعمل كل منهم .

أنواع الإجراءات :
الإجراءات تختلف من عمل إلى آخر فهناك إجراءات خاصة (بالموظفين / بالمنظمة / إجراءات مكتوبة )
الإجراءات المكتوبة / لابد أن تكون مفصله في دليل الإجراءات
الإجراءات الغير مكتوبة / ضرورية وتعتبر هامة ولابد من دراستها من قبل المحلل
عند إنشاء منظمة أو فسم :
- تنشأ المنظمة بقانون يحدد أهدافها فقط وليس الإجراءات الخاصة بها
- الإدارة الوسطى + المشرفين يقومون بتحديد الإجراءات ونقلها للمنفذين
المفروض : دراسة وضع المنظمة + هيكلها + واجبات ومسئوليات الموظفين وبعدها تحدد الإجراءات

أهداف الإجراءات وفوائدها :
الإسراع في الانجاز لمعرفة الخطوات القادمة
• تحسين الخدمة سرعة الانجاز
• توحيد الأداء جمع الأعمال المتشابهة
• قلة الخدمات استخدام النماذج
• تقليل المجهود الفكري للموظفين إجراءات محددة ومتسلسلة
• تجنب الفوضى في أداء الأعمال النمطية للأعمال المتشابهة
• إحكام الرقابة على التنفيذ مقارنة الموجود بما ينفذ
• رفع الروح المعنوية للموظفين عند معرفتها وفهمها + تبسيطها وتخفيفها
•
عيوب الإجراءات :
قديمة ----- معقدة ------ مطولة ------ تأخير الخدمات
الإجراءات ----- الروتين -------------- المفهوم الخاطئ للبيروقراطية
المساوئ للروتين :
• تأخير الأعمال
• عدم الفهم واستخدام العقل ------- الخطأ في الاستخدام المتكرر
• الرشوة
________________________________________
تبسيط الإجراءات
لابد من دراسة الإجراءات وتحليلها والعمل على تسهيلها + اختصاراها في الوقت والجهد والنفقة
أعراض تعقيد الإجراءات :
1- كثرة المراحل التي تمر بها المعاملة بسبب المراقبة الشديدة
2- كثرة المراحل التي يطلب الرجوع فيها للسجلات
3- اللف والدوران : - مرور المعاملة على القسم أو الموظف أكثر من مرة
- عدم وضع المكاتب بترتيب يناسب الخطوات
- عدم تجميع الأعمال المتشابهة في مكان واحد أو لدى موظف واحد
4- كثرة تنقل الموظفين بين الإدارات
5- أسلوب واحد فقط لأدائها وعدم تغييره
6- تتطلب الكثير من النماذج المختلفة ( عدد + نوعية )



برنامج تبسيط الإجراءات
قبل وضع البرنامج لابد من الآتي :
1- موافقة الإدارة العليا وذلك بتقديم طلب للتنفيذ من المنفذين
2- إيضاح المشاكل الموجودة سواء ( كثرة أخطاء / تأخير معاملات / شكاوي ) لإقناع الإدارة

من يقوم بالاقتراح لتبسيط الإجراءات :
• المدير الإداري أو رئيس المنظمة
• وحدة التنظيم والأساليب أو المحلل الإداري
- في كلا الحالتين المفروض تحديد الوسيلة التي ستستخدمها الإدارة للدراسة وهي كالتالي :
أ- إنشاء وحدة التنظيم والأساليب
ب- الاستعانة بخبير من الخارج
ج- الاستفادة من المدراء القدامى في القسم

مراحل تبسط الإجراءات :
أولاً / اختيار الإجراء المطلوب دراسته : بإجراء دراسة شاملة لجميع الإجراءات + دراسة محددة لإجراءات
معينة ثم اختيار المعقد منها
ثانياً / جمع المعلومات /
مصادر جمع المعلومات :
• لوائح وصف الوظائف + واجبات ومسئوليات الموظفين
• خرائط الإجراءات + توزيع الأعمال + تصميم المكتب
• النماذج
• التقارير عن الإجراءات
• الموظفين التنفيذيين + الرؤساء بواسطة ( المقابلات )
• دليل الإجراءات
- لابد من رسم المعلومات في خرائط ( سير العمل + سير الإجراءات + توزيع الأعمال )
دليل الإجراءات / لابد من جمع الإجراءات ----- دراستها ----- تحليلها ويستعين المحلل بالأسئلة الموضوعية من الخبراء
ثالثا تحليل وتقييم المعلومات : بعد التأكد من توافر كافة المعلومات يقوم المحلل بدراستها وتحليلها
ويستعين بأسئلة خبراء التنظيم لاستفسار عن كل خطوة من الخطوات التي تمر فيها الإجراءات
الأسئلة الخاصة بالإجراء :
1- ما هو الإجراء
2- خطواتها
3- من ينفذها
4- متى تنفذ
5- أين تنفذ
6- كيف تنفذ
للإجابة على الأسئلة الماضي نقوم بالتالي :
- توضيح الإجراءات الهامة + الغير ضرورية
- توضيح الأخطاء في التنفيذ
- تسهيل عملية التحسين
رابعا / وضع المقترحات والتوصيات :
حذف
ضم
مقترحات حول الإجراءات إعادة ترتيب
اقتراح خطوات أسهل

استخدام الآلات الجديدة
مقترحات إعادة توزيع الأعمال
حول الأمور المساعدة إعادة تصميم النماذج
إعادة تصميم الملفات + تقريب تواجدها من الإدارة
إعادة ترتيب المكاتب
وضع هذه المقترحات في تقرير رسمي يتضمن الملاحظات والمقترحات ولابد من مشاركة الرؤساء والمسئولين في هذه المقترحات .
لابد من الآتي :
- أعطاء معلومات جديدة ومفيدة
- تعديل مقترحات ستواجه الفشل أو المقاومة
- ضمان تعاونهم عند التنفيذ
خامسا/ التنفيذ :
( التنفيذ )
لابد من تطبيق المقترحات الجديدة بشكل تجريبي وعلى نطاق ضيق للتأكد من سلامتها واكتشاف الأخطاء قبل التنفيذ الفعلي لها . وعند نجاحها ------ تعمم على جميع الأقسام وتطبق بشكل رسمي
سادسا ( المتابعة )
لابد من متابعة التنفيذ ( كل ثلاث أشهر مثلا ) وذلك للتالي :
• التأكد من تنفيذ الموظفين للإجراءات
• التأكد من عدم تسرب خطوات جديدة أو حذف
• لتقديم مشورة أو نصح لتعديل أي خطأ

دليل الإجراءات
هو كتيب صغير يتضمن وصف لخطوات ومراحل الإجراءات الموجودة في المنظمة ويبين النماذج المستخدمة وكيفية تعبئتها .
الفوائد :
• توضح الخطوات
• توضح النماذج
• مرجع ل ( الموظفين + المدراء )
• تعريف الجمهور بالخطوات + النماذج المستخدمة + الوثائق المطلوب لإحضارها
• تعريف الجمهور بالإدارات المطلوب الذهاب إليها
• تعديل أو وضع إجراءات جديدة ---- لابد من تعديل دليل الإجراءات بناء عليها
مبادئ الإجراءات :
1- وجود هدف لكل خطوة ------ضرورية تساعد على سرعة انجاز الأعمال
2- ترتيب الخطوات بحيث كل خطوة توضح وتساعد في إنهاء الخطوة التالية
3- مساواة الوقت لكل خطوة مع الخطوات الأخرى ------ حتى لا تتراكم الأعمال عند خطوة معينة
4- عدم الازدواجية ------ عدم تسجيل صاحب المعاملة على أكثر من نموذج أو سجل
5- التخفيض من الإعمال الكتابية ------ يؤدي إلى الإسراع بسبب استخدام النماذج
6- تقليل الحالات الاستثنائية وذلك بتخصيص إجراءات خاصة ومحددة لمعالجتها أو جمع الحالات المستثناه على حدي وتوجه على موظف معين لأدائها .
7- التقليل من أعمال المراجعة والتدقيق الغير ضرورية فهي قد تكون أكثر كلفة + وقت + جهد من نتيجة الخطأ المرتكب
8- عند إجراء الدراسة التحليلية على إجراء تؤخذ المعلومات وتسجل بعد الانتهاء من الإجراءات كلها حتى لا يعيق الانجاز
أساليب سير العمل في المكاتب
يمكن أن يستعمل أكثر من أسلوب داخل المكاتب وذلك تبعاً لطبيعة العمل + السرعة المطلوبة في انجازه
الأساليب هي ( المتوازي / المتسلسل لسير العمل / الوقت الواحد " الآن الواحد " )
الأسلوب المتوازي لسير العمل :
يقوم الموظف الواحد بإنهاء المعاملة من البداية إلى النهاية دون اشترك أحد معه –
إذا كانت الأعمال كثيرة توزع على أكثر من موظف كل موظف يقوم بالإجراءات كلها
مثال / موظفي البنك أو الكمبيوتر
المميزات :
1- الشعور بالأهمية بالنسبة للموظف
2- السرعة + عدم الانتظار لجمهور المنتفعين
الانتقادات :
1- عدم الاهتمام بعنصر التخصص
2- في حالة غياب الموظف يتعطل العمل
3- في حالة غياب الموظف يتعطل العمل
الأسلوب المتسلسل لسير الأعمال :
تسير المعاملة بأن يقوم كل موظف بإجراء عمل معين على المعاملة حتى تنتهي
المميزات : التخصص فكل موظف يؤدي العمل الخاص بمجاله
الانتقادات :
إمكانية تأخير المعاملة عند الانتظار عند احد الموظفين أو في فترة الانتقال من موظف
لآخر إذا كان هناك مراحل مختلفة لإنهائها
أسلوب الآن الواحد :
القيام بأكثر من خطوتين على نفس المعاملة في نفس الوقت لوجود شخصين أو أكثر توزع على الموظفين ولابد هنا من تساوي الوقت لإنجاز العمل على النسخة
المميزات :
السرعة + الاحتفاظ بعنصر التخصص
الطريقة لا تستخدم على مجال واسع في الإدارات الحكومية

التحكم في التغيرات في كمية العمل في المكاتب :
في بعض الأحيان يكون الموظف في وقت بلا عمل وفي بعض الحيان تزداد كمية العمل فيشعر الموظفين بالإرهاق + ضغط على الموظف ولا يجد الوقت الكافي لإنهاء المعاملات .

التغيرات :
تغييرات منتظمة : معروفة من قبل المنظمة ( موسم الحج + نهاية الشهر + نهاية السنة المالية )
تغيرات غير منتظمة : تزيد أو تقل دون توقع وهي من أصعب الأمور التي تواجه المسئولين فلا بد من التخطيط لها + التحكم فيها بقدر الإمكان )
وسائل التحكم في التغيرات في كمية العمل :
تعتمد على المتغيرات + وجهه نظر الرئيس الإداري فقد يفضل وسيلة على أخرى
العمل وقت إضافي
الاستعانة بموظفين غير متفرغين
الاستعانة بأحد المكاتب للخدمات الخاصة للقيام بالأعمال
تجميع أقسام الخدمات في المنظمة ومركزيتها حتى يقوموا بتقديم العون لكافة الإدارات
توزيع العمل على فترات متساوية
تأجيل الأعمال الروتينية وتخصيص وقتها للعمال الأكثر أهمية عند التراكم
التخطيط والتحضير للعمل بإحضار كل متطلباته قبل التراكم
وجود عدد من الموظفين الاحتياطيين ويتدربوا على جميع أعمال الوحدات ويستعان بهم عند الحاجة
________________________________________
[[ خرائط يسر الإجراءات ( ذات العمود الواحد + المتعددة الأعمدة ) تقرأ من الكتاب وتراجع سويا ]]
مقارنة بين خرائط سير الإجراءات ذات العمود الواحد وذات العامودين مع ذات الأعمدة المتعددة
ذات العمدة المتعددة
النموذج يختلف في القسم السفلي فهو فارغ لا وجود لرموز مطبوعة
يكتب على العمود الأيمن الرئيس + اسم الوظيفة + المنفذين
يكتب على العمود الأفقي ( الإدارات التي مرت بها المعاملة أو الأيام
تكتب الأعمال التي قام بها كل موظف على حدى
تستخدم في الإجراءات التي تتطلب عدة نسخ
( طريقة الآن الواحد )
الخرائط العادية
( ذات العمود الواحد + ذات العامودين )
تحدد الخطوط للإجراء بصورة دقيقة
تحدد الخطوات للإجراء بصورة متسلسلة
توجد بها رموز محددة ( مطبوعة )
تستخدم للأعمال التي تؤدى بطريقة متسلسلة
تحدد الوقت + المسافة

أدوات تبسيط الأعمال
الأدوات المستخدمة :
خريطة توزيع الأعمال
خريطة سير الإجراءات العادية
خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة
دراسة ترتيب المكتب
دراسة كمية العمل
أولا / خريطة توزيع الأعمال :
تعتبر خريطة توزيع الأعمال من وسائل التحليل التي تسهل دراسة وتحليل ونقد توزيع الأعمال الحالية واكتشاف واقتراح الحلول المناسبة لها :
الفوائد :
توضيح كيفية توزيع الأعمال + الوقت + الاختصاصات + الواجبات
خريطة توزيع الأعمال
توزيع الأعمال
كثيرة
الكمية قليلة
كثيرة أو قليلة لموظفين
متساوية في الراتب
توزيع الوقت :
الموظف :
شغل وقت كثير لعمل قليل الأهمية
شغل وقت قصير لأعمال عادية ---- يؤدي إلى الخطأ
المنظمة :
أعمال ثانوية ----- وقت طويل
أعمال هامة ----- وقت قصير
توزيع الاختصاصات + الواجبات :
تخصصات كثيرة أو قليلة
تخصصات غير مناسبة

الأغراض التي تستخدم فيها خريطة توزيع الأعمال ( متى نستخدمها ) :
- عند أعادة تنظيم في المنظمة أو إضافة أعمال جديدة
- وجود تراكم مستمر وغير عادي في العمال
- عند حدوث تغييرات في الموظفين
- عند طلب الإدارة مراجعة العليا مراجعة وتقييم العمليات الجارية للمنظمة
- عندما تكون فعالية الوحدة الإدارية منخفضة بأن تكون الكمية قليلة والجودة سيئة أو سوء توزيع للاختصاصات

خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال :
- تدريب المشرفين على إعداد الخريطة
- جمع المعلومات عن واجبات الموظفين + إعداد خريطة توزيع الأعمال
- جدول أعمال الموظف اليومية
- قائمة نشاط الوحدة
- قائمة الواجبات ( الأسبوعية للموظف )
- تحليل خريطة توزيع الأعمال
- إعادة توزيع الأعمال ( التنفيذ + المتابعة )
ملحوظة ((( إعداد خريطة توزيع الأعمال قراءة فقط ))

تصميم المكتب :
تعريف المكتب : المكتب هو المكان الذي يعمل فيه الموظفين القائمين بالأعمال الكتابية ورؤسائهم
ورؤسائهم والمشرفون على أعمالهم . وهو مركز الاتصالات في المنظمة ( خالية ) ويوجه إليه بريد المنظمة ومنه يخرج صادرها وعن طريقه يتم اتصال الجمهور بها وبه تحفظ سجلاتها ومستنداتها وهو مركز الجهاز الإداري وجهاز الرقابة في المنظمة .
تعريف تصميم المكتب : هو ترتيب الآلات وأماكن عمل الموظفين ومستلزمات المكاتب ضمن المساحة المتوفرة في أرضية المكتب .
أهمية تصميم المكتب :
له أهمية كبيرة لأنه يؤثر على الآتي :
يسير العمل في المنظمة
الاستفادة القصوى من مساحة المنظمة
إعطاء الزائرين فكرة حسنة عن المنظمة
مبادئي تصميم المكتب :
هناك مبادئ لابد من مراعاتها عند إجراء أي دراسة لتصميم المكتب

بالنسبة للمكاتب :
1- ترتبها في وضع متسلسل
2- وضع الموظفين المرتبطين بالأعمال بالقرب من بعضهم البعض
3- وضعها بحيث ينظر الموظفين في اتجاه واحد
4- أن يكون مكتب المشرفين والرؤساء خلف مكاتب الموظفين
( ليس الرقابة + يقلل الموظفين للزوار + يركز الموظف وقته للعمل )
5- وجود مساحة كافية لسهولة حركة الموظفين بين المكاتب
6- لا توضع بالقرب من أماكن التهوية أو التدفئة أو النوافذ

بالنسبة للموظفين :
1- الموظفين المسئولين عن أعمال تتطلب دراسة وتركيز وبحيث توضح مكاتبهم بعيدة عن الضوضاء + إضاءة
حسنة + تهوية جيدة
2- تزود المكاتب بالإضاءة والتهوية والتبريد المناسب
3- توفير صنابير المياه + الحمامات بالقرب من الإدارات
4- وضع الملفات والأجهزة بالقرب من الموظفين

بالنسبة للأجهزة الترتيب :
1- توحيد نوع ومقاسات الآلات والأجهزة والأثاث المستخدم
2- الترتيب والتنظيم داخل الإدارة والنظافة



بالنسبة للمستقبل :
يدرس مبنى المكتب دراسة واقعية حتى يؤخذ بعين الاعتبار إمكانية التوسع ( إعداد موظفين + إدخال الآلات الحديثة )

خريطة تصميم المكتب ( الإجرائية ) :
يقصد بها خطة تصمي المكتب الموضح عليها إجراءات سير الأوراق ( الإعمال الكتابية أو تنقل الأشخاص في المنظمة )
الهدف :
بيان عمليات الانتقال الغير ضروري
بيان حالات اللف والدوران في المعاملات
بيان الروتين المعقد
كيفية إعداد الخريطة ( تقرأ من الكتاب وتناقش سويا )

دراسة كمية العمل :
تعتبر دراسة كمية العمل وسيلة خاصة من وسائل تبسيط الأعمال فهي تبين كمية العمل + إعداد الموظفين الذين يؤدوه + مساهمة كل فرد منهم في الانجاز
أهداف دراسة كمية العمل :
1-تساعد الرؤساء في تخطيط العمل
2-تساعد على التخلص من عنق الزجاجة
الأسباب التي تؤدي إلى عنق الزجاجة ( تراكم الأعمال عند نقطة أو خطوة معينة )
- إجراءات معقدة وغير سليمة
- أعمل فوق طاقة الموظف
- سوء توزيع الموظف لوقته ( وقت طويل لأعمال غير ضرورية ووقت قصير لأعمال هامة )
- سوء توزيع التخصصات
- وجود حالت استثنائية تختلف عن الروتينية المعتادة
3-تساعد في تقدير حاجة المنظمة من الموظفين
4-تساعد في توزيع الأعمال توزيع سليم
5-تساعد في معالجة الحالات الاستثنائية بأن تخصص لها موظفين لتنفيذها
6-تساعد في إثارة الاهتمام بين الموظفين بواسطة عرض إنتاجهم
ملاحظة : عداد نموذج كمية العمل : ( قراءة )
________________________________________
الآلات المكتبية
تعريف الآلات المكتبية :
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات التي ترد وتصدر من المكاتب وفي حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وفي غيرها من الاختصاصات والتي تدار ميكانيكيا أو كهربائيا أو إليكترونيا .

فوائد تجهيز المكتب بالآلات :
سرعة الانجاز للأعمال
تخفيض التكاليف
زيادة في الدقة في القيام بالأعمال
زيادة الآمن والسلامة
راحة الموظفين من الأعمال الروتينية

العناصر الواجب توافرها في الآلة قبل شراؤها :
- سهولة التشغيل
- المرونة
- المتانة
- قابلية التنقل
- قابلية التكيف ( لا تحتاج لتغيير إجراءات قديمة )
- توافر أدوات صيانة
- تكاليف منخفضة للتشغيل
- شهرة المنتج
- المنظر العام الجيد
- تكلفة غير باهظة للشراء

إرشادات حول كيفية الاستفادة من اللات بشكل عام :
- وضع خطة لاستعمال الآلة
- توفير الصيانة اللازمة
- التأكد من تغطية الآلة بعد العمل
- تدريب الموظفين على أفضل الطرق لاستخدامها
- جمع وتركيز أعمال المكتب المتشابهة ( بإنشاء إدارات مركزية الخدمات )
- الحرص على توحيد أنواع اللات يقلل من نفقة شرائها + صيانتها )
- وضع سياسة محددة لاستبدال الآلات القديم
- القيام بعملية جرد للألأت الموجودة في المنظمة مرة كل سنة

تصميم النماذج ومراجعتها
تعريف : النموذج ورقة مطبوعة بـــ ( اليد / الحاسب الآلي ) تحتوي على معلومات ثابتة ومحددة وبها فراغات لتعبئة معلومات آخري عليها
أمثلة : شهادة الميلاد / طلب توظيف / أجازة / إخلاء طرف / حذف وإضافة )

أهداف النماذج :
توفير الوقت + الجهد الذي يصرف للكتابة ---------- نمزج مطبوع
توضح المعلومات الواجب جمعها كيفية تدوينها + الترتيب التسلسلي للخطوات
تزودنا بأكثر من نسخة عند ملئ النموذج لوجود كربون أسفله
وسيلة للرقابة لضمان أن المعلومات مدونة جميعها في أماكنها المناسبة
تسهل عملية الحفظ ( نموذج مطبوع بحجم موحد ومتعارف عليه )



الطريقة العلمية لعمل النموذج :
معرفة وتحديد استعمالات النماذج ( يومية / شهرية / سنوية ) لتحديد عدد النسخ منها
تحديد المعلومات التي تتضمنها النماذج
معلومات ثابتة :
أسم المنظمة + عنوانها + الأسئلة الواجب الإجابة عليها + إرشادات توضيحية
يقوم المحلل بتحديدها وتخطيط النموذج وتحديد أماكنها فيه بطريقة مرتبة
معلومات متغيرة :
وهي التي تملئ من الأطراف المستفيدة :
يجب ترك فراغات مناسبة لها
ضرورية اتخاذ القرارات + انجاز المعاملات
تحديد حجم النموذج : بمعرفة المعلومات الثابتة + المتغيرة
أقسام النموذج :
اسم النموذج حتى يسهل التعرف عليها معلومات استرشادية لتوضيح كيفية ملئ الاستمارة
مقدمة النموذج : هي المعلومات التي في أول النموذج للتعرف على حالة الفرد ( اسمه + تاريخ ميلاده + بطاقة الأحوال + الجنسية + النوع ) -----
جسم النموذج : هو الذي توجد فيه المعلومات الثابتة + المتغيرة
خاتمة النموذج : وهو إقرار معبأ الاستمارة بأن المعلومات صحيحة أو أمضاء المسئول أو المختص
لون النموذج : من الأفضل تحديد ألوان للنماذج لسهولة معرفتها لأي قسم من الإدارات

تجربة النماذج :
قبل استخدام يطبع منها عدد محدود + توزع على الأفراد تملئ عن طريق الأفراد المعينين + بعد الانتهاء يلاحظ المحلل هل المعلومات الثابتة كانت واضحة + مدى مناسبة الفراغات ثم يقوم بالتعديل المناسب قبل الاستخدام النهائي وطبعها


اختصاصات المحلل الإداري المختص بالنماذج :
يدرس المحلل النموذج القديم ----- يصمم نموذج جديد أكثر مناسبة ويقدمه لرئيس القسم المختص يطلب النموذج ثم يعرضه على المدير للموافقة عليه ثم يطبع منه ويوزع .
توزع النماذج لجميع الأقسام وعند قرب انتهاء عددها يطلب إعطاء الرأي لمدى مناسبتها مع الإجراءات . فإذا كانت مناسبة يطبع نسخ منها وفي حالة عدم مناسبتها يقوم بتصميم نموذج أكثر مناسبة ويطبعه ثم يوزعه ويقدم المقترحات والتوصيات حول النماذج المستخدمة سواء داخل أو خارج المنظمة .
يقوم المحلل بمراقبة النماذج بتجميعها وتصنيفها في ملفات خاصة .

الملف الرقمي للنموذج :
على حسب أرقامها
------لأرقام النماذج + هل هناك ----- ضمان سهولة الرجوع إليها
---- هناك اقتراح لتعديلها ---- تعدل
الملف الوظيفي :
ترتيب على حسب الوظيفة أو الخدمات التي تؤديها
كل إدارة تعرف النماذج التي تستخدمها
---- يسهل ( --- تشخيصها ) ومعرفة هل هناك ازدواجية في الاستخدام أم لا
النموذج : من المفروض توحيد النماذج في المصالح الحكومية حتى يعرف المواطن النماذج المطلوبة في القسم المختص ومعرفة المصالح الحكومية والمصالح الأخرى في أداء أعمالها المتشابهة معها .