التحليــل الوظيفـــي Job Analysis

أ.وائل محمـــــد جبريــــل

1 - مفهوم توصيف الوظائف :
توصيف الوظائف هو إعداد وصف تحليلي لكل ما تتضمنه الوظيفة من واجبات و مسئوليات وسلطات و أساليب في العمل و الأداء و معدلات للأداء من حيث الكم و الكيف , و كذلك فان توصيف الوظيفة يحدد ما يحيطها من إمكانيات و معوقات و ما تتضمنه من مخاطر و أضرار مادية أو معنوية يتعرض لها شاغلها .
ووصف الوظيفة هو تحديد موضوعي للمهارات و القدرات و السمات التي يجب أن يتميز بها الشخص الذي سيسند إليه القيام بالوظيفة حتى يأتي أداؤه هذا علي الوجه المطلوب من حيث الكفاءة و الفاعلية , كذلك فان وصف الوظيفة هو تحديد العلاقات المتوازية و المتتابعة بين الوظيفة و بين غيرها من الوظائف بحيث تتضح إمكانيات و احتمالات التبادل في الوظائف بين الأفراد المختلفين سواء علي نفس المستوى ( بالندب , و النقل مثلاً ) أو علي مستويات مختلفة ( الترقية و الترفيع , أو تخفيض الدرجة ) و من ثم فان وصف الوظيفة في شكله الأمثل لا بد أن يتضمن العناصر التالية:

بيانات التعريف بالوظيفة :
•اسم الوظيفة .
•موقعها في التنظيم .
•مستواها التنظيمي .
•ملخص عام بواجباتها .
•الواجبات الأساسية المتكررة و غير المتكررة التي تتضمنها الوظيفة .
•المسئوليات المختلفة ( إدارية , مالية , فنية , مادية ..... ) التي يتحملها شاغل الوظيفة بسبب أدائه لواجباتها .
•الظروف التي يتم تنفيذ الوظيفة فيها ( عمل مكتبي , عمل ذهني , عمل ميداني , عمل عضلي , جسماني .........) .
•المخاطر التي يتعرض لها شاغل الوظيفة ( الإصابات , الأمراض , القلق النفسي , الابتعاد عن الأسرة ..........) .

•العلاقات الوظيفية - الوظائف التي تعلو الوظيفة موضع التوصيف و الوظائف التي تتبعها لإشرافها , الوظائف المعادلة لها في المضمون و المستوى .
•مواصفات و تخضع شاغل الوظيفة ( مطالب التأهيل لشاغل الوظيفة ) :
•التعليم من حيث النوع و المستوى .
•الخبرة من حيث مجالها و مدتها .
•المهارات - يدوية , ذهنية , اجتماعية .
•السمات الشخصية , الميول , الاتجاهات , الدوافع .
•الصفات الاجتماعية .
•الصفات الجسمية .

2 - أهمية تحليل الوظائف :
1. تستند عملية التخطيط للموارد البشرية علي تحديد خصائص الوظائف المختلفة و متطلباتها من المهارات و القابليات .
2. تستند عملية اختيار الموارد البشرية و تحديد معايير الاختيار لكل وظيفة علي التحديد الدقيق لوصف و مواصفات الوظائف المختلفة .
3. تُعد عملية تحليل الوظائف الأساس في بناء و تصميم البرامج التدريبية و التطويرية .
4. تعتمد المنظمة في تحديد معايير تقويم أداء العاملين علي الوصف الوظيفي .
5. تعد عملية تحليل الوظائف الخطوة الأولى في وضع نظام عادل للأجور و الرواتب و كذلك الحوافز التشجيعية.
6. تساعد عملية التحليل في إعادة تصميم الوظائف لتتوافق مع العاملين من ذوي الحاجات الخاصة كالمبدعين ( الموهوبين ) أو المعوقين ( جسمياً أو ذهنياً ) .
7. تساهم عملية التحليل الوظيفي في تصميم سياسة سليمة للخدمات الصحية و الأمن الصناعي من خلال ما توفره من معلومات حول درجة المخاطرة في كل وظيفة .
3- طرق جمع بيانات توصيف الوظائف:
إن عملية توصيف الأعمال هي تجميع بيانات , وتختلف أساليب تجميع بيانات الأعمال و الوظائف , و لكن يمكن علي الأقل تمييز ثلاث طرق أساسية :
•الاستقصاءات .
•الملاحظة الشخصية .
•المقابلات .
3-1 طريقة الاستقصاءات :
تعتمد طريقة الاستقصاء أساسا علي قدرة شاغل الوظيفة علي حصر البيانات المتعلقة بوظيفته , و تقوم الطريقة علي أساس إعداد قائمة استقصاء لسؤال شاغل الوظيفة عن واجباتها و مسئولياتها و كيف يؤديها و ظروف العمل إلي أخر البيانات اللازمة للتوصيف .
3-2 طريقة الملاحظة الشخصية :
تصلح طريقة الملاحظة في توصيف الأعمال البسيطة التي تتصف بالتكرار , و تقوم الملاحظة أساسا علي أن القائم بالتوصيف يعمد إلي مراقبة الشخص القائم بالعمل المطلوب توصيفه , و يسجل كافة الأعمال التي يقوم بها و يتولي جمع كافة بيانات التوصيف مباشرة .
3-3 طريقة المقابلة :
رغم أن المقابلة الشخصية مع القائم بالعمل تكلف جهداً و مالاً و وقتاً أكثر من الطريقتين السابقتين , إلا أن التجربة أثبتت إنها أكثر فاعلية و أعظم فائدة للموظف و للشركة .
و بعد أن يحصل الباحث علي المعلومات اللازمة فانه يطلع الموظف القائم بالعمل عليها كما يراجعها مع المشرف.

و هناك بعض القواعد الأساسية التي يجب أن يراعيها الباحث عند قيامه بإجراء مقابلات التوصيف لأهميتها في تسهيل عمله :
• ضرورة شرح فكرة التوصيف و الهدف منها للموظف أو العامل و كسب ثقته .
• ضرورة إبداء الاهتمام للعامل و نوع العمل الذي يؤديه .
• الهدف من المقابلة هو معرفة كيف يؤدي العمل الآن و ليس تنبيه العامل إلي كيف يجب أن يؤدي العمل .
• ضرورة التخاطب مع العاملين و المشرفين بطريقة تسهل التفاهم و تزيد من فرص التعاون .
• لا يجب أن يخلط بين العمل و العامل , إن موضع التوصيف هو العمل و ليس العامل .
• ضرورة مراجعة البيانات التي يحصل عليها الباحث أما بسؤال أشخاص آخرين يمارسون نفس العمل أو بالرجوع إلي المشرف .
4- مراحل تحليل الوظائف :
ليس هناك من خطوات أو مراحل لتحليل الوظائف , حيث أن خبرة الباحث أو القائم بالتحليل و قدرته في جمع و تجهيز و تحليل المعلومات , و حجم المنظمة و طبيعة نشاطها , تحدد خطوات عملية تحليل الوظائف و أسلوب تقديمه للعاملين , و بشكل عام تمييز المراحل الخمس التالية لإجراء التحليل :
1) تحديد طريقة التحليل المناسبة و إعداد البرامج التفصيلية لها .
2) إقناع العاملين بأهمية التحليل و أهدافه .
3) تهيئة الوسائل اللازمة للتحليل و التي تمكن من جمع الحقائق المطلوبة .
4) مراجعة المعلومات التي تم الحصول عليها من مختلف المصادر .
5) إعداد نموذج خاص يبين فيه نتائج التحليل الوظيفي , و يراعي هذا النموذج " كشف وصف الوظيفة " و يجب أن يتضمن كشف تقسيم المعلومات المتضمنة في كشف الوصف إلي الأقسام الرئيسية التالية :
أ‌- المعلومات العامة عن الوظيفة , اسمها , و موقعها في الهيكل التنظيمي , و الآلات و الأدوات المستخدمة في أدائها , و اختصاصها العام .
ب‌- واجبات و مسئوليات الوظيفة : و تشمل المسئولية عن الآخرين .
ج- ظروف تأدية الوظيفة .
د- الخصائص و الشروط الواجب توفرها فيمن يشغل الوظيفة .

5 - أساليب تحليل الوظائف :
1. أسلوب تحليل مخزون المهام Task inventory analysis.
2. أسلوب المواقف الحرجة Critical incident method .
3. التحليل النشاطي Functional job analysis .
4. أسلوب تحليل الموقع Position analysis questionnaire5-1 تحليل مخزون المهام :
بموجب هذا الأسلوب يتم تحديد المعارف و المهارات المطلوبة لإنجاز الوظيفة بنجاح.
5-2 أسلوب المواقف الحرجة :
يستخدم هذا الأسلوب لتحديد الخصائص السلوكية للوظيفة , حيث يحدد المشرف و العامل الأبعاد الرئيسية للوظيفة و المتمثلة بمكونات الأداء مثل التفاعل مع الزبون أو إعداد الطلبية أو الموازنة النقدية هي الأبعاد الأساسية لوظيفة بائع التجزئة , و هكذا بالنسبة للوظائف الأخرى .
5-3 التحليل النشاطي :
يستخدم هذا الأسلوب في مؤسسات القطاع العام نظراً لاعتماده علي أسس عامة و شمولية و مستقرة نسبياً , و يمكن بموجبها تحليل جميع الوظائف .
يتم بموجب هذا الأسلوب جمع المعلومات التالية :
1. المهام التي يمارسها شاغل الوظيفة و تصنف إلي ثلاثة عناصر أو أبعاد : الأشخاص , البيانات , الأشياء .
2. الأساليب المستخدمة في الأداء الوظيفي .
3. المكائن و المعدات المستخدمة في الأداء .
4. المواد و الخدمات المنتجة .

بموجب هذا الأسلوب يتم وصف الأشياء التي يقوم بها العانل ( النشاطات ) و الأشخاص الذين يتفاعل معهم و ماهية البيانات المستخدمة في أداء الوظيفة .
شكل (3) أبعاد التحليل الوظيفي النشاطي




البيانات
الأشخاص
الأشياء
تجميع و تركيب -0
يرشد -0
الإعداد و التهيئة -0
تنسيق -1
يفاوض -1
تدقيق -1
تحليل -2
يوجه -2
تشغيل و سيطرة -2
تصنيف -3
يشرف -3
تدريب -3
حسابات -4
يخول -4
توجيه للعمل -4
استنساخ ( تصوير ) -5
يقنع -5
تحمل مسئولية -5
مقارنة -6
يتكلم -6
تغذية و إطعام -6

يقدم خدمه -7
حمل الأشياء الثقيلة -7

يستلم توجيهات -8



5-4 أسلوب تحليل الموقع
تم تطوير هذا الأسلوب من قبل باحثين في جامعة بوردو الأمريكية و يتضمن استبياناً يحتوي علي معلومات حول متطلبات الوظيفة , هذا الاستبيان يضع (194) عنصراً أو فقرة تجمع في (6) سنة أبعاد أو تصنيفات هذه الأبعاد يوضحها الشكل الأتي :







شكل (4) الأبعاد الوظيفية في استبيان تحليل الموقع





الأبعاد الوظيفية
عدد عناصر الوظيفة
1 - المدخلات من المعلومات أي كيفية الحصول علي المعلومات و مصادرها ( لأداء العمل ) .
35
2 - العمليات الذهنية : المجهودات الذهنية التي تتطلبها الوظيفة .
14
3 - مخرجات العمل : النشاطات البدنية و العدد المستخدمة في الأداء .
49
4 - العلاقات مع الآخرين : التفاعلات و الاتصالات المطلوبة لأداء الوظيفة .
36
5 - بيئة الوظيفة و المتمثلة بالبيئة المادية و الاجتماعية التي يتم فيها العمل .
19
6 - خصائص اخرى : تتضمن ايه خصائص أخرى استثنائية أو أية نشاطات تتضمنها بعض الوظائف .
41
6- مثال تطبيقي لنموذج التحليل الوظيفي :
و نقدم فيما يلي نموذجاً لـ " كشف وظيفة رئيس مخبر تحليل المواد "
نموذج وصف لوظيفة رئيس مخبر المواد

الوظيفة : رئيس مخبر المواد .
إدارة : إدارة الإنتاج .
القسم : قسم المخبر .
الوظيفة الأساسية : الإشراف العام علي مواصفات المواد و إطلاع المسئولين في إدارة الإنتاج عن مدى صحتها و مطابقتها للمقاييس المقررة .

الواجبات و المسئوليات اليومية :
• إصدار التعليمات الضرورية للتحضر و التحليل .
• الإشراف علي عمليات تحضير أدوات و معدات التحليل و التأكد من جاهزيتها .
• الإشراف علي عمليات التحليل اليومي .

الواجبات و المسئوليات غير المتكررة يومياً :

• الإشراف علي عمليات التحليل اللازمة لدي استلام المواد .
• فحص المواد الموجودة في المستودعات شهرياً .
• تحليل أوامر التشغيل .
• تامين احتياجات المخبر من الأدوات و المعدات .
• إعداد التقارير حول المواد المستلمة و المخزنة .
• تقويم أداء مرؤوسيه و اقتراح النقل و الترفيع و التوظيف .
• إدارة الاجتماعات .
المعدات و الأدوات :

• الأدوات التي يمكن استخدامها لمرة واحدة أو ليوم واحد .
• الأدوات و المعدات التي يمكن استخدامها لأكثر من مرة .
• الحالة الفنية للأدوات .
ظروف العمل :
• الأخطار التي يتعرض لها نتيجة أداء العمل .
• موقع العمل من حيث شروطه الصحية .
• الإضاءة .
• وضعية العمل : واقفاً جالساً ...... الخ .
• مدة العمل : حسب الوقت المحدد أو يقوم بأعمال إضافية .

الشروط الواجب توفرها في شاغل الوظيفة :
• التحصيل العلمي .
• التخصص .
• الخبرات السابقة .
• المقدرة البدنية .
• المقدرة الذهنية .
• اللغات التي يتقنها .

مجالات استخدام نتائج التحليل الوظيفي:
تستخدم نتائج تحليل الوظائف في مجالات شتى , أهمها :
1) تساعد الإدارة في التحديد الدقيق لأنواع و عدد الوظائف المطلوبة في المنظمة لتنفيذ برامجها و خططه و أهدافها .
2) تعتبر نتائج تحليل الوظائف أساسا في اختيار الأفراد الذين تتوافر فيهم الاختصاصات و القدرات و الخبرات و غير ذلك من المواصفات الفردية لأداء الوظائف علي أفضل نحو ممكن .
3) تعتبر نتائج التوصيف وسيلة في رسم السياسات المتعلقة بشؤون الأفراد علي أسس موضوعية و ثابتة من حيث النقل و الترقية و تحديد الأجور و المرتبات و وضع قواعد منطقية للمكافآت و الحوافز و تقييم الأداء.
4) إعداد برامج التدريب و التنمية الإدارية و تحديد احتياجاتها و وسائلها و نوعها من اجل الوصول إلي إنتاجية عالية .
الخلاصة :
تتطلب مهمة تحليل و تصميم الوظائف تحديد أسلوب تدفق العمل , إذ أن تصميم تدفق العمل هو الجانب الأوسع و الذي يوضح عملية تحليل المهام الضرورية لإنتاج السلعة أو تقديم الخدمة مع تخصيص المهام علي وحدات العمل و الأفراد في المنظمة , إذ أن عملية التصميم توفر الوظائف التي تحوى على عناصر تنظيمية و سلوكية و بيئية تؤدي إلي رفع الكفاءة في الأداء أو تحفيز العاملين .
أما عملية تحليل الوظائف فهي العملية التي تُركز علي تحليل الوظائف الحالية لجمع معلومات وافية عنها لاستخدامها أو الاستفادة منها في الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية من اختيار و تخطيط و تدريب و تقويم أداء .

قائمة المراجع :
• الصديق منصور بوسنينة وسليمان الفارسي ، الموارد البشرية : أهميتها . تنظيمها . مسؤوليتها . مهامها ، طرابلس : أكاديمية الدراسات العليا ، 2003.
• حسين حريم ، السلوك التنظيمي : سلوك الأفراد والجماعات في منظمات الأعمال ، عمان : دار الحامد ، 2004.
• خالد عبدالرحيم الهيتي ، إدارة الموارد البشرية ، عمّان : دار الحامد ، 1999.
• سُهيلة محمد عباس ، إدارة الموارد البشرية : مدخل استراتيجي ، عمن : دار وائل ، 2003.
• عبد الفتاح دياب حسين ، إدارة الموارد البشرية : مدخل متكامل ، القاهرة : حقوق الطبع للمؤلف ، 1999.
• على السلمي ، إدارة الموارد البشرية ، القاهرة : دار غريب ، 1997.